Laatst bijgewerkt op 11 september 2024, 20:35

Een calamiteit in de zorg is een onverwachte gebeurtenis die ernstig nadelig uitpakt voor de cliënt. Denk aan zware lichamelijke of geestelijke schade tot zelfs de dood. Onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) valt zo’n gebeurtenis onder een ernstig incident dat de zorgkwaliteit schaadt. Het melden van een calamiteit zorgt ervoor dat we de situatie grondig onderzoeken en maatregelen nemen om te voorkomen dat het nog eens gebeurt.

 

Het meldingsproces

We hebben voldoende risicomanagement zorg nodig om calamiteiten te voorkomen, maar mocht er dan toch wat gebeuren, dan moet je als zorgaanbieder of zelfstandige zorgverlener een calamiteit verplicht melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Dit doe je door een meldformulier in te vullen dat je op de IGJ-website kunt vinden. Voor de melding heb je je vestigingsnummer nodig, dat staat in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Controleer of jouw gegevens daar correct zijn opgegeven.

 

Tijdslimieten voor melding

De wet schrijft voor dat je een calamiteit direct moet melden, binnen drie werkdagen nadat je erachter komt. Als je niet zeker weet of het echt om een calamiteit gaat, mag je maximaal zes weken uittrekken om dit te onderzoeken. Kom je erachter dat het inderdaad een calamiteit is, dan moet je alsnog binnen drie dagen je melding doen. Let op: als je te laat meldt, kun je een boete krijgen.

 

Bevestiging en rapportage

Nadat je je melding hebt ingediend, krijg je direct een bevestiging op je scherm te zien. Bewaar deze goed, want hierin staat een referentienummer dat belangrijk is voor je administratie en voor alle verdere communicatie. Je kunt ook een verzendbevestiging downloaden, handig om alles netjes in je administratie te verwerken. Met een kwaliteitsmanagementsysteem zorg kun je over een langere tijd ook bijhouden wat er gebeurt om het overzicht goed te behouden en de kwaliteit te bewaken.

 

Procedure na melding

Nadat je je melding hebt gedaan, verwacht de IGJ dat je zelf de calamiteit onderzoekt. Je hebt hier acht weken de tijd voor om een onderzoeksrapport in te dienen. Als je meer tijd nodig hebt, kun je uitstel aanvragen door een e-mail te sturen naar meldpunt@igj.nl. In je e-mail moet je duidelijk uitleggen waarom je meer tijd nodig hebt en wanneer je verwacht het rapport te kunnen inleveren. Zorg ervoor dat je dit verzoek binnen de eerste acht weken indient. Nadat de IGJ je rapport heeft ontvangen, ontvang je binnen zes weken een reactie.

 

Wat te doen bij een incorrecte melding?

Als je ontdekt dat wat je gemeld hebt toch geen calamiteit is, kun je binnen zes weken na de gebeurtenis een verzoek indienen om je melding in te trekken. Vermeld in je verzoek duidelijk het referentienummer van je oorspronkelijke melding. De IGJ laat je schriftelijk weten of je verzoek is goedgekeurd.

 

Onderzoek door de inspectie

Meestal moet je zelf het onderzoek naar de calamiteit doen. Maar als je melding erg ingewikkeld is of als je onderzoek niet aan de eisen voldoet, kan de IGJ besluiten zelf het onderzoek over te nemen. Dit kan ook gebeuren als de calamiteit meerdere zorgaanbieders betreft.

 

Speciale eisen voor bepaalde sectoren

In bepaalde zorgsectoren, zoals verpleeghuiszorg, wijkverpleging en gehandicaptenzorg, zijn er extra regels. Als een calamiteit leidt tot het overlijden van een cliënt, moet een externe, onafhankelijke persoon het onderzoek leiden. De IGJ zal ook contact opnemen met de familie of nabestaanden om hun mening over het onderzoek te horen. Als er twijfels zijn over de onafhankelijkheid of de diepgang van het onderzoek, kan de IGJ besluiten zelf het onderzoek uit te voeren.